La Gestión de la Empresa
Tener visión global del negocio además de en la memoria
Una visión global del negocio no significa saber cómo vamos ni cuánto dinero tenemos en caja. Tampoco consiste en conocer a qué hora entran los empleados o cuáles son sus objetivos. Tener una visión global de nuestro negocio es todo eso y mucho más.
Acostumbrados, quizá, a confiar en nuestra cabeza y en la calculadora, nos resulta muchas veces ridículo escuchar palabras como estrategia o arquitectura empresarial, conceptos como brainstorming, know how, etcétera. Y no, no vamos a ser nosotros los que digamos una sola palabra en contra de la cabeza del empresario, es más, precisamente el éxito de muchas pequeñas y medianas empresas españolas ha radicado en el ingenio demostrado por sus propietarios o gestores. Ya se sabe, donde hay necesidad, el ingenio se agudiza.
Pero tampoco vamos a negar que todos los informes indican de forma casi alarmante que uno de los problemas de los empresarios españoles es la falta absoluta de estrategias empresariales. Sí, en nuestro país es absolutamente actual lo del carpe diem y el golpe de inspiración en el timón de los negocios que abren sus puertas o comienzan su andadura.
Y ello muchas veces aboca irremediablemente al fracaso.
Es por ello que le resultará muy práctico, a la par que seguro y cómodo, el disponer de los elementos, materiales y tecnologías necesarios para poder plasmar esas grandes ideas y conocimientos de que dispone en su cerebro sobre el papel. Allí nunca se perderá y podrá compartirlo con el resto de los empleados.
De la estrategia a los objetivos.
Quizá una de las ventajas más importantes de poder plasmar en un documento la visión global de su negocio radica precisamente en que le obliga a tenerla. Lo que decimos no es en absoluto gratuito y carente de sentido. Si alguna vez se ha enfrentado al hecho de realizar o elaborar una programación habrá sido consciente de las muchas cosas que se le han ido ocurriendo mientras lo hacía.
Con su negocio sucede lo mismo. El tiempo que tarde en realizar, mantener y actualizar los documentos o archivos necesarios para conseguir plasmar esa visión global del negocio va a ser, se lo aseguramos, de una creatividad abundante.
¿Por dónde empezar? Lo primero es tener claro el esquema de su negocio. Quizá ya tenga mucho ganado, seguro. Desde la oficina para el apoyo a la pequeña y mediana empresa nos dan algunas pautas que reproducimos y que pueden servir como punto de partida a la hora de realizar un esquema general del camino recorrido y por recorrer de su negocio.
Lo primero es preguntarse por cuál es el centro de su negocio, cual es su corazón. Aquí lo mejor es no andarse con ideales ni utopías. Seguramente el 90% de los que leen estas palabras lo que desean es ganar dinero, obviamente. Pero no es eso lo que preguntábamos. Nos referíamos al centro del negocio, a desde dónde gira. Muchos analistas y expertos en marketing apuestan por convertir a sus clientes en el centro de su negocio. Su atención, su seguimiento, mimo y alcance puede resultar la clave del éxito.
Si ésa es su opción, no dude en empezar por conseguir una visión global de sus clientes. Ya hemos hablado en capítulos anteriores de diversos instrumentos al servicio del conocimiento y seguimiento de los clientes .
Si dispone de un programa desde el que poder mantener actualizadas las bases de datos concernientes a sus clientes, con solo dar a imprimir los informes según las consultas que desee hacer, tendrá mucho avanzado en la consecución de esa visión global.
Pero no todo son los clientes. Sus empleados, al fin y al cabo, son los que realizan y ejecutan las acciones mediante las cuales esos clientes son una realidad. Este segundo pilar, podríamos decirlo así, necesita de su particular y propia visión global. Esto es, una vez más ha de preguntarse qué nivel de conocimiento tiene de sus empleados, qué hacen, cuáles son sus objetivos, horarios, motivaciones, intereses, conocimientos, expectativas, etcétera. Y es hora de plantearse un soporte tecnológico que le permita recabar toda esa información y mantenerla a su disposición constante. No lo dude, la Intranet es una de las mejores soluciones.
Desde una Intranet puede colgar encuestas anónimas, formularios compartidos, horarios, objetivos, planes anuales, hasta, y sabe que no es menos importante, fechas importantes como cumpleaños o reuniones.
Con estos dos pilares planteados pasaríamos al tercero, la gestión de la empresa. Es aquí donde ha de tener claros los puntos que configuran los nudos de su cadena empresarial. Podemos ir punto por punto:
•Disponer de un plan de empresa.
Es hora de recordar porqué está aquí, por qué empezó todo esto. Seguramente cuando inició su andadura empresarial, quizá lo esté haciendo ahora, tenía unos objetivos claramente definidos. Puede incluso que los tuviera que plasmar en una documentación destinada a solicitar la inscripción de su empresa o la consecución de alguna ayuda o subvención. Recuérdelo, reescríbalo. Hoy en día en Internet existen un montón de webs desde donde le ayudar de forma gratuita a realizar su plan de empresa, con modelos existentes, ejemplos, así como la posibilidad de realizarlo en el momento y online.
•Objetivos y deseos.
En y desde ese plan de empresa ha de saber en todo momento los objetivos que desea conseguir. . Estos objetivos y deseos han de configurar una línea, sobre la que colocar la situación real, ésa que está consiguiendo gracias al conocimiento global de su negocio. Esa brecha es la que hay que salvar, es el objetivo en sí mismo de muchas pequeñas y medianas empresas cuyos primeros años de vida no son sino de verdadera supervivencia.
•La brecha entre objetivos y realidad es un tanto evitable si dispone de un buen estudio de mercado. Ya hemos hablado aquí de cómo analizar la competencia, de cómo conocerla;
•Estrategia financiera.
Sepa plasmar en un documento el estado de las cuentas de su empresa. Los valores activos de los que dispone, los balances, el flujo de caja, así como las previsiones de financiación y los cálculos de riesgo a los que su capital está sometido.
•¿Y los proveedores? ¿Y los socios comerciales?
Al igual que hizo con los empleados y los clientes, es necesario encontrar un sistema que añada a esa información, todo lo que necesite sobre proveedores y socios comerciales. Si bien antes hablábamos de la Intranet como la solución perfecta, es hora de recordar que puede ofrecer una Extranet —una web desde la que proveedores y socios comerciales puedan acceder a los documentos que usted quiera compartir con ellos— donde esa visión global no sea un trabajo farragoso y arduo, ése que antes dejaba en manos de alguno de sus empleados o tenía que hacer usted mismo, sino que surja de una actitud colaboradora y conjunta. Muchos de sus socios comerciales y proveedores actualizarán sus datos encantados, piense que para muchos es usted un cliente al que mimar y mantener. Solo tiene que pedirlo.
Con estos elementos y los que usted incorpore por las particularidades de su empresa, puede iniciar la creación de documentos que le permitan encontrar esa visión global de la empresa. Para que esos documentos sean útiles y no le hagan volver a la idea de que estaba mejor cuando tenia todas las cosas en la cabeza, recuerde que la tecnología es un aliado a su servicio, nunca al revés. Le aconsejamos pues que considere estos requisitos mínimos a la hora de buscar un programa que le ayude a conseguirlo:
•Ha de ser un programa de fácil manejo y rápido uso. Si bien el primer contacto le va a costar tiempo, las posteriores modificaciones y actualizaciones han de poder realizarse de una forma intuitiva y sencilla. Piense que el tiempo que ha de dedicarle a mantener una visión global de su negocio no lo ha de desviar de algo mucho más importante, que es su creatividad y renovación de ideas.
•Ha de poder ser compartido por quienes usted desee. Busque un programa que pueda compartir con sus empleados pero de la forma más selectiva que pueda. Quizá hay apartados que sólo ha de ver usted, o ciertos empleados, y otros sin embargo que han de ser de conocimiento general. Recuerde lo dicho de la Intranet .
•Ha de tener un diseño e interfaz claros y sencillos. Sería contrario al objetivo que buscamos el que nuestro método para lograr tener una visión global del negocio luego no lo entendiéramos. Flechas por aquí, diagramas por allí, cuadrículas, datos sin concordia… no merecerá el tiempo invertido.
•De actualización y compatibilidades lo más rápidas que pueda. Piense que si su documento del estado de la empresa le va requerir perder mucho tiempo en actualizarlo estamos restándole sentido. Nos habremos creado una esclavitud a la par que una necesidad. Es importante, pues, que si actualizamos la hoja referente al estado financiero se actualice de forma automática en el estado general, en los objetivos, en todas y cada una de las hojas o elementos de los que hayamos dispuesto.
•No olvide el poder hacer copias de seguridad. Aunque nos salimos un poco del tema tratado, no podemos dejar de apuntar la necesidad de que el programa o sistema actualizado disponga de la posibilidad de realizar copias de seguridad.
Siguiendo esta línea argumental, es hora de que se plantee la conveniencia de tener claros los puntos de inflexión, los hitos de su camino. Hablamos de visión global del negocio, y no es lo mismo una visión a corto a medio o a largo plazo. Es por ello que ha de tener o disponer de la ayuda de un programa o sistema que le permita ajustarse a una línea temporal, que le ofrezca, por ejemplo, avisos o alertas cuando vaya a cumplirse algún plazo, ante cualquier evento o punto que usted mismo haya querido señalar.
Asignar tareas disminuyendo el tiempo de reuniones
Decimos asignar tareas disminuyendo el tiempo de reuniones, pero también podríamos decir evitar que los empleados dupliquen tareas, cubrir las lagunas en sus competencias —que pueden provocar que dejen para otros labores que en realidad les competen a ellos—, explicarles con claridad sus rutinas, objetivos, tiempos de realización, etcétera, y muchas otras cuestiones que seguramente ha sufrido en el quehacer diario de su negocio.
No podemos pasar por alto tampoco que en ocasiones el problema más serio que surge a la hora de asignar tareas, antes incluso que el de la excesiva pérdida de tiempo en reuniones sin fin, es el de asignarlas correctamente.
De nada le servirá ganar tiempo si luego un fallo en el reparto de trabajo impide que esté todo listo cuando debía de estarlo. Tenga en cuenta pues los siguientes detalles para empezar:
•La motivación del empleado hacia la tarea a realizar (la ha hecho antes y está cansado, no la ha hecho nunca y le asusta, ha oído que es terrible…), y su capacidad para identificarse y hacer suya la importancia de este trabajo.
•La preparación del empleado. Infórmese, hable con ellos, piense en que herramientas y conocimientos precisa para su labor... en una palabra, incida si puede en la especialización de sus empleados.
•La dependencia con respecto a otras tareas a asignar. Procure asignar las labores prioritarias a sus mejores empleados, pero no olvide que si una tarea depende otra, quizá sea esta segunda la que requiera de la mayor profesionalidad. De nada sirve tener un excelente director de proyectos si la información sobre la que trabaja ha sido recabada con dejadez e impericia.
•Piense en los imprevistos y mantenga siempre preparado un suplente para todas las tareas a asignar. Quizá sea una quimera proponerlo, pero aun en las pequeñas empresas sería necesario que todos los empleados supieran resolver de forma adecuada cualquiera de las tareas necesarias para mantener en marcha su negocio.
•La posibilidad de rotación en las tareas, que puede resolver alguno de los problemas mencionados.
Una vez asignadas las tareas, es prioritario mantener un seguimiento adecuado de las mismas. Para ello debe poder establecer en primer lugar los mecanismos que le permitan conocer y comunicar la marcha de cada una de las funciones que realizan sus empleados.
Resulta fundamental establecer un buen plan de empresa, en el que aparezcan bien definidas las tareas a realizar y el responsable de hacerlo.
Entradas
La primera orden de monjes militares de la historia, los Caballeros Templarios, se formó en 1118, cuando un caballero de la Champaña, un tal Hughes de Payens, y ocho compañeros se comprometieron mutuamente bajo juramento perpetuo en presencia del patriarca, o soberano, de Jerusalén. Al principio sobrevivían de limosnas y fueron conocidos como los Pobres Caballeros de Cristo.
